満室経営を4つの空室対策で実現!入居者満足度を高める賃貸管理とは

2022.12.12

賃貸経営を安定化させ、満室経営を実現させるためには、管理が重要だという話をよく耳にするかもしれません。それはなぜなのでしょうか。不動産賃貸経営は物件を所有しているだけで順調に収益を上げられるわけではなく、しっかりした管理があってこそ成り立ちます。

満室経営を実現するために、まずは賃貸管理とは具体的に何かを説き起こしていきます。加えて管理の重要性と頼りになる賃貸管理会社の見極め方も解説しますので、参考にしてください。

賃貸管理とは

賃貸管理とは、アパートやマンションなど賃貸住宅の管理を指す言葉です。

賃貸管理は、ソフト面の管理とハード面の管理に大別することができます。ソフト面の管理は狭義の意味での賃貸管理で、物件のご案内から契約まで行うリーシング(空室対策)、入居者様の対応を担う入居者管理などがあります。ハード面の管理は、物件の維持管理をする建物管理になります。

ソフト面の管理=賃貸管理は実に幅広い業務内容があり、管理会社の特徴が顕著に出るポイントといえます。入居前の募集業務や仲介業務の契約や、家賃回収代行や滞納者への対応、入居者トラブルやクレームへの対応のほか、更新手続きや退去手続きと再募集の準備まで、賃貸経営に必要な業務内容を掘り下げて解説します。

賃貸管理(リーシング・入居者対応・オーナーサポート)

リーシング業務(入居者募集)※4つの空室対策(募集力)

賃貸物件に興味のある入居希望者様を募集し、物件のご案内から契約まで行う一連の活動を「リーシング」と呼びます。リーシング活動の一つである入居者募集業務では、物件情報をただ発信するだけでは入居希望者様のニーズとマッチせずお部屋の問い合わせにつながりません。空室を埋めたい物件の立地や特色を踏まえたうえで、適切なターゲットに広くアピールすることが大事です。

住宅情報サイト(SUUMO・HOME‘S・at-home)への掲載はもちろん、メディア運用実績や賃貸経営データを活用し改善を続けることで募集数は大きく変わります。オーナー様の希望や対応時期、物件条件により異なりますが、空室期間を最小限に抑えるために広告強化をする場合でもデータを元にした客観的な判断が大事になります。

リーシング業務(仲介業務) ※4つの空室対策(仲介力)

顧客情報を共有し入居者ニーズを満たす的確なご案内をすることで、入居希望者の内見(物件案内)をし、正式に申し込みがあったら入居者審査を行い、入居者審査に通れば契約となります。なかでも、一定水準以上の入居者審査は賃貸経営リスクを考えるうえで大事なポイントになります。

空室の早期改善のために、各企業が保有する独自の集客方法やネットワークを活用したり、自社のリソースだけではなく複数の仲介会社(客付業者)にも募集先を広げることで、空室対策を得意とする賃貸管理会社も存在します。

入居者募集業務と賃貸仲介業務も業務範囲としている賃貸管理会社ならば、入居者募集や契約業務から入居後の管理までトータルサポートが可能になります。

入居者管理・賃貸経営管理(オーナーの賃貸経営サポート)

入居者管理(入居者サポート、トラブル、クレーム対応)

入居者様に長くお住まい頂くサポートやオーナー様との密な連携により健全な賃貸経営を実現します。

水回りや設備の不具合、入居者同士や近隣とのトラブル、クレームへの対処も重要な業務です。トラブルで多いのは、騒音や悪臭などです。ゴミ出しルールは近隣トラブルに発展する可能性があるため、適切な対処が求められます。

賃貸物件では同じ建物に生活スタイルや価値観の異なるさまざまな人が入居しているため、ちょっとした生活音や臭いもトラブルの原因になりかねません。真上の部屋がうるさいと思っていたら実は騒音の発生源は斜め上の部屋だったなど、対応が複雑で難しいケースもあります。

ただ、クレームやトラブル対応は入居者管理のサービス改善にもつながるため、定期的な顧客アンケートを実施する、品質改善に努める姿勢を持つことも大切です。また、厳格な入居者審査により、トラブルのリスク軽減につながります。設備不良に対しては24時間のサポート体制を整えるなど、迅速な対応ができる賃貸管理会社かどうかがポイントです。

入居者管理(家賃回収代行)

家賃回収は、賃貸管理のなかでも代表的な業務のひとつです。不動産賃貸経営は、家賃収入がなければ成り立ちません。たとえリーシングが功を奏して満室になったとしても、家賃の回収ができなければ空室と変わらないからです。

具体的には、毎月入居者様から指定口座に家賃が入金されているかどうかをチェックし、オーナー様への送金を行います。お金のことはトラブルを招きやすいため、金額が間違っていないかも合わせて確認し、入金状況を把握できるレポートなどを作成して管理することが大事です。

滞納者がいる場合は督促を行い、回収に努める必要もあります。あらかじめ入居者審査を実施するだけではなく、家賃保証などの保険を活用することで、滞納者リスクの軽減が可能です。また、敷金の預かりや退去時の返還、原状回復費用への充当も含めた資金管理まで賃貸管理会社が行うことが一般的になっています。

入居者管理(家賃滞納者への対応)

家賃の滞納者に対して督促を行い、家賃の回収に努めるのも賃貸管理会社の大事な業務です。家賃が回収できなければ、オーナー様にとっては大事な収入源を失います。そもそも不動産賃貸経営では毎月の家賃収入を元に資金計画を立てているため、滞納が続けばその計画にも支障が出るでしょう。

ただ、実際に督促を行うときは、滞納者だからといって高圧的な態度で対応するのはNGです。相手の事情も聞きつつ、法律に基づいた毅然とした態度で向き合えるコミュニケーション力が求められます。実際にうっかり家賃の引き落とし口座に入金し忘れただけという場合など、督促を行えばすぐに回収できるケースも少なくありません。

しかし、可能な限り不測の事態を想定しておく事で安心できる賃貸経営ができるのは事実です。身元や収入、多重債務の有無のチェックなども含め、そもそも滞納者を作らないための厳格な入居者審査を行うことも大切です。

更新手続き、退去手続き、再募集の手配

賃貸物件では、普通借家契約の契約期間の定めがある賃貸借契約を結んでいるケースが多いため、更新時期を迎えたときは手続きが必要です。入居者様にもさまざまな事情やライフステージにおける計画があり、子どもが小学校に上がる前のタイミングで一戸建てに引っ越したいと考えているご家族もいるでしょう。

更新時期がきたからといって必ず契約を更新するとは限らないため、契約者ごとの更新時期を把握しておくことが大切です。賃貸借契約の期間が終了する前に更新するかどうかを確認し、返答に沿った手続きをする必要があります。

解約・退去の申し出があったときは、家賃の日割り計算や原状回復工事の手配など、退去に伴う手続きを行います。明け渡し時には入居者様や工事業者立ち会いのもと、原状回復工事費用の確定と按分を行い、預かっている敷金との精算を行います。

入居者様が退去されたら空室期間を最小限に抑えるため、すぐに募集を行います。スピーディーな原状回復工事を行うことはもちろん、入居者ニーズにマッチする状態に定期的なグレードアップをすることで、長く入居者様に選ばれるお部屋の維持を行い、賃貸経営の工事コストを中長期的に最小限に抑える提案を行うこともあります。

賃貸経営管理(オーナーの賃貸経営サポート)

購入やご相続のほか、新しくアパートやマンションを建築するなど物件取得を取得することから賃貸経営は始まります。健全な運営状況を把握することはもちろん、物件のお手入れや大規模修繕などの工事も加味する必要があります。

賃貸経営の目的やゴールにより、売却のタイミングやご相続についてのお困りごとなど、検討すべき内容は多岐にわたります。点ではなく、賃貸経営全般を俯瞰するオーナー様と同じ目線で伴走するパートナーと賃貸経営を進めることで、オーナー様の負担は大きく軽減されます。

建物管理(清掃・メンテナンス)

建物管理

建物管理はアパートやマンションの建物自体や、付随する設備の管理業務です。リーシング業務やお客様対応がソフト面での管理だといわれるのに対し、建物管理はハード面での管理だといえます。主な業務は以下の段落で詳しく解説します。

建物管理は入居者様に心地よく住んでもらうために大切なのはもちろん、オーナー様所有の不動産を良好な状態で維持するためにも必要です。特に10年を超えると管理能力やメンテナンス状態で建物の躯体に明確な違いがでてきます。築年数が古くとも躯体が元気なら、お部屋を刷新する賃貸経営リノベーションなど将来の選択肢が広がるため、築年数が古くなるほど大事な業務になります。

通常清掃・定期清掃

定期的に清掃を行うことで建物を衛生的に保つとともに、美観も損ねないように管理を行います。エントランスやエレベーター、駐輪場などの共用スペースにゴミが落ちていないようにする、ポストにチラシなどが溢れていないように気を配るなど、ちょっとしたことでも印象は変わります。

常にきれいに清掃され、清潔な印象を受ける建物なら、入居者様が気持ちよく暮らせるのはもちろん、入居を検討している人が内見に訪れた際の印象もよくなるでしょう。日々の管理の積み重ねが、仲介の決定力につながることも珍しくないのです。

契約内容や賃貸経営の中長期計画によりますが、日々の清掃とは別に、高圧洗浄や機械を用いた洗浄などで集中的に汚れを落とす清掃や、配水管・受水槽などの清掃も対応することで問題を未然に防ぐ取り組みによりトータルコストを抑えることにつながります。

外構・庭の手入れ、草刈り、水やり

建物そのものの管理に加えて、敷地内の外構や庭の手入れも建物管理業務に含まれます。外構や庭は入居者様だけではなく、近隣の人の目にも触れます。表の顔でもあり、内見者が訪れたときは真っ先に目に入ってくる場所です。

物件の印象を決める外構がきちんと管理されていないようだと、印象も悪くなるでしょう。植栽があれば伸び放題にならないように剪定し、暖かい時期は草刈りもこまめにする必要があります。庭や花壇に花を植えているのならば、水やりもしなければなりません。

ときには外構や植栽などに害虫が発生することもあるため、発見したら害虫駆除も行います。入居者様の安全にも関わるハチの巣が作られていないかどうかなど、常に気を配っておくことで長く住みやすい状態を維持することが大切です。

物件・設備の通常点検や法定点検

常に雨風にさらされる建物は経年劣化が進み、年数が経てば設備の故障や不具合が発生します。定期的に物件を巡回し、建物の保守状態や設備の不具合をチェックし、大きなトラブルになる前に早期対応が取れるようサポートする大切な業務です。

共用灯が切れていないか、建物や外構に損傷はないかなど、頻繁に物件の様子を確認しに行けないオーナー様に代わり点検いたします。廊下やゴミ置き場、駐輪場などの共用スペースの使用状態、入居者様の状況も合わせて確認します。

通常点検のほかに、各種法令に基づく設備施設の法定点検も大事な業務です。具体的には消防法に基づく火災報知器や消化器具、スプリンクラーなどの点検、水道法に基づく貯水槽の検査、浄化槽法に基づく浄化槽の保守点検などがあります。

メンテナンス・修繕

先述した物件・設備の通常点検に基づき、異常を発見した際は適宜修繕を行うなど、必要な対処をするのも賃貸管理会社の大切な業務です。電球の交換やゴミの回収のような、賃貸管理会社で対応できる部分はその場で対処します。

外壁のひび割れや塗装の劣化など、専門業者に修繕を依頼しなければならない場合は費用も発生するため、オーナー様に連絡を取ってから手配します。

建物管理の手を抜き、点検やメンテナンスを怠ると、建物は劣化の一途を辿るだけです。定期点検は問題を早期発見するために必要不可欠な業務です。もちろん年数の経過とともに劣化が進むのは避けられませんが、適宜メンテナンスを行うことで建物の寿命を延ばし、結果的に設備負担のリスクを軽減させることができます。

賃貸管理が重要である理由

賃貸管理は不動産賃貸経営の核心であるといわれています。それはなぜなのでしょうか。住んでくれる入居者様がいなければ、そもそも不動産賃貸経営は成り立ちません。ここからは賃貸管理が重要とされる理由について、詳しく解説していきます。

管理なくして、収益なし

不動産投資は物件を購入して終わりというわけにはいきません。実際には購入したところからがスタートであり、そこが株式投資などほかの投資とは違うところです。節税を目的にする場合もありますが、不動産賃貸経営は、家賃が入ってこそ成り立ちます。どれだけ素晴らしい物件を所有していても、入居者様がいなければ当然家賃収入はありません。

空室が出たらリーシングに力を入れて、新たな入居者探しを行う必要があります。入居者募集業務では需要動向や近隣の競合物件の情報など、エリアの事情を把握していることが求められます。また、募集物件が単身者向けなのか、ファミリー向けなのかなど、ターゲットとなる層をイメージしながら物件のマッチングをすることも大切です。

空室を埋めるだけでも以上のようなしっかりしたリーシング業務がなければ、収益にはつながりません。加えて収益を最大化させ、経営を安定させるためには、サービスや対応力だけではなく、オーナー様と同じ目線を持ち、ともに伴走するパートナーであることが重要です。

入居者満足度の向上が求められる

不動産賃貸業はオーナー様にとって収益を得る手段ですが、それは入居者様に住環境というサービスを提供することで対価を得て成り立っています。魅力のある物件として入居希望者に選ばれ、実際に入居してくれた人にとっても満足してもらえる物件及び住環境を維持していくことが大事です。

具体的に顧客満足度を追求するための方法として、入居者様へのアンケートの実施が挙げられます。アンケートによって、担当者の対応や行ったサービスに対してのフィードバックが得られるでしょう。実際に物件に住んでいる人の生の声を集めることで、改善点を見いだすことが可能です。

困っていることがないかどうか常に入居者様に対してのフォローを行い、改善点を拾う努力も必要でしょう。また、自社による自主調査や第三者による覆面調査などを定期的に行うことでも、さまざまな情報が得られます。賃貸管理業務を通して対応力を高め、顧客満足度の維持や向上を目指すことが収益にもつながります。

適切な賃貸管理は空室対策になる

日常の管理が行き届くことで、入居者様の満足度が上がります。例えば共用灯が切れているのを放置したままだったり、雑草を生えっぱなしにしていたりなど、管理が十分されていないと感じることがあれば、入居者様の不安や不満も募ります。

逆に何かあったとき、すぐに対応してくれるスピーディーさがあれば満足度のアップにつながるでしょう。満足度が向上すれば「住み続けていたい」と思ってもらえます。結果として空室が減り、安定的な賃料収入を得られます。

空室対策は空室が発生してから行うのではなく、テナントリテンション(入居者維持活動)を意識した日常的な管理こそが大事なのです。

管理に力を入れ、日常的にメンテナンスを行っていれば、建物を長く良好な状態に保てるばかりか、空室が減るので原状回復や広告コストなどの余計な負担がかからず、費用軽減にもつながります。

また、時代によって入居者様が住まいに求める条件も変化するため、賃貸経営リノベーションで環境の改善を図ることも空室対策として効果的です。人口減少・少子高齢化社会を迎え賃貸需要の減少が年々進行するからこそ、入居者様の心を捉える管理が重要になってきます。

頼りになる管理会社を選ぶ視点

不動産賃貸経営でしっかり収益を上げるためには、管理を安心して任せられる賃貸管理会社を選ぶことがポイントです。では、オーナー様の不動産賃貸経営で強い味方になる賃貸管理会社とはどのような会社なのか、選ぶ視点を紹介します。

管理内容と管理手数料は妥当なのか

一般的な管理手数料は家賃の5%程度だとされていますが、賃貸管理会社が請け負う業務内容の範囲や契約形態によって異なります。また、入居のしやすさなど、物件の性格によっても違ってくるため、必ず5%が妥当だと決まっているわけではありません。

業務内容に照らし合わせて、管理手数料が妥当か検討することがポイントです。また、賃貸管理会社のなかには標準の管理手数料を3%などに低く抑え、定期清掃や点検などをオプションにしているケースもあります。その場合は、必要な業務が何かを把握し、トータルでどのくらいのコストになるのかを考えなければなりません。

管理業務内容に対して、管理手数料を柔軟に対応する会社かどうかも判断のポイントです。ただし、一戸一戸状況が異なる不動産に合わせて、管理の内容も考慮したほうがいい場合もあります。単に管理手数料を柔軟に対応してくれるかどうかだけではなく、真剣に管理を考えている担当者の意見には耳を傾け、理由を聞いて納得したうえで依頼することが大事です。

入居者募集が強いか

入居者募集業務については自社で行っているところもあれば、仲介会社(客付業者)に振り分けるのみで自社で対応していないところもあります。

リーシングに強いところに関しては賃貸管理を一気通貫で行える強みがあり、頼りになるといえるでしょう。その地域に詳しいかどうかもリーシングの強さに関わってくるため、地域密着型のようにエリア事情に精通しているかどうかもチェックポイントです。

ただし、賃貸仲介業務のみを対応されている賃貸管理会社の中には、仲介手数料を得たいばかりに仲介会社との良好な関係を築こうとしないところもあります。そのような「囲い込み」を行おうとする賃貸管理会社は、オーナー様の利益を第一に置いていないといえますので注意が必要です。

インターネットが当たり前に使われる現代では、インターネットに強いほうが有利なのはいうまでもありません。それ以外にも、独自の募集ネットワークを多く保有しているほうが、より集客経路を広げられます。例えば、企業独自のネットワークや法人契約、大学との連携など、募集経路をみることである程度の募集力を判断できます。

管理戸数・仲介件数の実績があるか

賃貸経営を安定させ、収益最大化を図るためには、当然、実績や経験の豊富な賃貸管理会社に依頼したいところです。では、その実績や経験は何を基準に判断すればいいのでしょうか。具体的に指標として参照したいのが、「管理戸数」と「仲介件数」です。

「入居率」も参考にする場合がありますが、実際には賃貸管理会社の実績や経験を正しく比べられない部分があります。例えば、首都圏にある人気の高い物件ばかりを管理していれば、入居率が高くても当然でしょう。一方で、地方にある物件は空室対策が難しいことが多いため入居率は低めになるなど、単純に入居率だけでは比較できません。

オーナー様の「任せても大丈夫か?」という不安に対する回答として、見せ方によって変動する入居率のほか、実績数値に直結する「管理戸数+仲介戸数」も見るべき数字に加えてみてください。

修繕・リフォーム・リノベーションなどの工事対応力があるか

不動産賃貸経営を続けていれば、修繕やリフォーム工事も避けて通れません。退去時の原状回復工事では、きれいに使ってくれていた入居者様ならそれほど費用がかからないかもしれませんが、大規模な原状回復工事やリフォームが必要になることもあります。

また、アパートやマンションを1棟保有されている場合は退去が重なると、費用も一度に集中します。大規模修繕や建築物の老朽化対策として、割賦での支払いに対応しているなど、資金面でのバックアップがある賃貸管理会社なら、オーナー様の負担も抑えられるでしょう。なお、管理や工事、設備投資にかかる費用は、経費として節税対策にもなります。

入居者様のニーズが多様化するなかで、賃貸物件は単に築年数の浅い物件ばかりが人気なわけではなく、利便性や快適に暮らせる空間を求めるお客様も増えています。そのため、空室対策としてリフォーム工事やリノベーションを実施する際は、入居者ニーズを捉えた設備投資が効果的です。

長期間入居してくれる人が増えれば、それだけ退去時の原状回復工事や入居者募集業務にかかる費用を削減できます。入居者ニーズを把握し、ミニマム投資でオーナー様のメリットになるリフォーム工事や賃貸リノベーションの提案ができるかどうかがポイントです。

財務内容・経営状況が良いか

賃貸管理会社は入居者様から回収する家賃はもちろん、敷金の預かりなど、オーナー様の資金の一部を管理しています。もし、賃貸管理会社が倒産でもしたら、重大な影響を受けることになるでしょう。

オーナー様にとっては家賃が入ってこない可能性があり、入居者様にとっては敷金が返還されない可能性があります。お金の問題だけにとどまらず、さまざまな管理業務が滞り、各方面に迷惑をかけることになりかねません。賃貸管理会社の倒産リスクは、そのまま賃貸経営の失敗につながるため、管理を任せる会社は慎重に選ぶ必要があります。

賃貸経営リスクの大きな要因となる賃貸管理会社の倒産リスクを避けるためには、何よりも財務内容がよく、経営が安定しているところを選ぶことが大事です。信頼して任せられる賃貸管理会社なら、将来相続が発生したときや物件を売却したいと思ったときにも適切な対処をしてもらえる可能性が高いといえるでしょう。

管理会社は不動産賃貸経営の戦略的パートナー

賃貸管理会社はオーナー様に代わってリーシング(空室対策)や入居者管理・建物管理を行い、賃貸経営の安定化や収益最大化のサポートをしています。原状回復やリノベーションなどの工事や資産活用・ご相続までトータルサポートする賃貸管理会社はオーナー様と伴走する、賃貸経営の戦略的パートナーとなります。

賃貸物件の管理を依頼するときは、経験・実績が豊富で、オーナー様目線で賃貸経営をトータルサポートしてくれる賃貸管理会社をお探しください。

【リロの不動産】は、①募集力②仲介力③管理対応力④工事・設備対応力の『4つの空室対策』で賃貸経営をトータルサポートしています。各エリアの賃貸経営に関する膨大なデータを活用しながらDATADRIVENな募集活動により、高い仲介力を生み出し、リログループの総合力で顧客満足度を向上し続けます。

入居者様の顧客満足度を高め長くお住まいいただくことで、再募集のコスト削減につながる入居者管理にも力を入れています。入居者ニーズを捉えた賃貸経営リノベーションや、手持ち費用が0円でも工事サービスを活用できる、割賦工事サービスの提供を行いオーナー様の負担を少なくしつつ、入居者様が求める価値を保てる賃貸経営を可能にしています。

私たちの賃貸経営サポートにより、オーナー様が望む満室経営の状態を維持向上することで地域活性化にも繋がるとの思いで取り組んでおります。

賃貸経営と不動産に関わる「お客様のお困りごと」は信頼+成長力で選ばれる【リロの不動産】へお気軽にご相談ください。

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この記事を書いた人

秋山領祐(編集長)

秋山領祐(編集長)

【生年月日】昭和55年10月28日。
【出身地】長野県上田市。
【趣味】子供を見守ること。料理。キャンプ。神社仏閣。
【担当・経験】
デジタルマーケティングとリブランディングを担当。
分譲地開発のPMや家業の土地活用などの経験を持つ。
リノベした自宅の縁の下に子ども達の夢が描かれている。